1. Pengenalan

UK Trainer PLT (“UK Trainer”, “kami” atau “pihak kami”) komited untuk mengendalikan maklumat peribadi secara bertanggungjawab.

Dasar Privasi ini menerangkan cara maklumat peribadi dikumpulkan, digunakan, disimpan, didedahkan dan dikekalkan melalui Aplikasi Pelanggan UK Trainer (“Aplikasi”) serta proses permohonan pemadaman akaun yang berkaitan.

Aplikasi ini membolehkan pelanggan meneroka perkhidmatan berkaitan latihan, melihat program dan jadual, mendaftar akaun, menghantar pendaftaran latihan, mengurus maklumat peserta, membuat pertanyaan serta mengurus akaun masing-masing.

Dasar Privasi ini terpakai kepada fungsi semasa Aplikasi Pelanggan UK Trainer V1.

2. Maklumat Peribadi yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan maklumat yang diperlukan untuk menyediakan perkhidmatan Aplikasi, di samping maklumat pilihan tertentu yang diberikan oleh pengguna.

2.1 Maklumat pendaftaran akaun dan profil

Semasa mendaftar akaun, pengguna dikehendaki memberikan:

• Nama penuh
• Alamat e-mel
• Nombor telefon
• Kata laluan

Pengguna juga dikehendaki mengakui Terma dan Syarat serta Dasar Privasi yang berkenaan semasa pendaftaran.

Maklumat profil tambahan yang bersifat pilihan mungkin termasuk nama syarikat dan jawatan pekerjaan.

Kami juga menyimpan maklumat berkaitan pengecam akaun, penciptaan akaun, pengesahan dan status akaun.

Kata laluan dikendalikan melalui perkhidmatan pengesahan kami dan bukannya disimpan sebagai maklumat profil biasa.

2.2 Maklumat pendaftaran latihan

Semasa menghantar pendaftaran latihan, kami mengumpulkan maklumat seperti:

• Nama orang yang boleh dihubungi
• Alamat e-mel untuk dihubungi
• Nombor telefon untuk dihubungi
• Program, perkhidmatan dan jadual latihan yang dipilih
• Bilangan peserta
• Status pendaftaran dan maklumat rujukan

Bergantung pada jenis pendaftaran, maklumat tambahan mungkin termasuk nama syarikat, tarikh latihan pilihan, kaedah latihan pilihan dan catatan.

2.3 Maklumat peserta

Individu yang menghantar pendaftaran latihan boleh memberikan maklumat mengenai peserta lain, termasuk:

• Nama penuh dan alamat e-mel peserta
• Nombor telefon, jika diberikan
• Jawatan pekerjaan, jika diberikan
• Jabatan, jika diberikan

Nama dan alamat e-mel peserta adalah wajib bagi proses pendaftaran yang berkenaan. Maklumat peserta yang lain adalah pilihan dalam Aplikasi V1 semasa.

Apabila pelanggan atau organisasi memberikan maklumat individu lain, pihak yang menghantar maklumat tersebut hendaklah mempunyai kuasa yang sewajarnya dan memaklumkan peserta berkenaan tentang penggunaannya.

2.4 Maklumat pertanyaan

Apabila seseorang menghantar pertanyaan, kami mengumpulkan nama, alamat e-mel dan mesej pertanyaan mereka.

Bergantung pada maklumat yang diberikan, kami juga mungkin memproses nombor telefon, nama syarikat, bilangan peserta, tarikh pilihan, kategori pertanyaan serta perkhidmatan atau program yang berkaitan.

Pertanyaan mungkin dikaitkan dengan akaun berdaftar, jika berkenaan.

2.5 Pengesahan dan aktiviti akaun

Kami memproses maklumat yang diperlukan untuk mendaftar dan mengesahkan pengguna, mengesahkan alamat e-mel, menyokong penetapan semula kata laluan, mengekalkan sesi log masuk dan mengurus status akaun.

Log pengesahan dan sistem mungkin mengandungi maklumat teknikal serta aktiviti yang dijana apabila perkhidmatan kami diakses atau digunakan.

2.6 Rekod penerimaan dokumen undang-undang

Apabila pengguna mengakui Terma dan Syarat serta Dasar Privasi kami semasa pendaftaran, kami mungkin merekodkan versi dokumen yang berkenaan, tarikh dan masa penerimaan, sumber penerimaan serta maklumat pengesahan dokumen.

Rekod ini menyokong akauntabiliti berkaitan notis yang dipaparkan semasa pendaftaran.

3. Sumber Maklumat Peribadi

Maklumat peribadi mungkin diperoleh:

• Secara langsung daripada pengguna semasa pendaftaran akaun, pengemaskinian profil, pendaftaran latihan atau penghantaran pertanyaan.
• Daripada pelanggan, majikan atau penganjur latihan yang mendaftarkan peserta lain.
• Secara automatik melalui pengesahan akaun, transaksi pendaftaran, cap masa sistem dan log perkhidmatan yang berkaitan.
• Daripada komunikasi yang dihantar kepada UK Trainer berkaitan pertanyaan atau permohonan mengenai akaun.

4. Cara Kami Menggunakan Maklumat Peribadi

Kami memproses maklumat peribadi bagi tujuan berikut:

1. Mewujudkan dan mengurus akaun pelanggan.
2. Mengesahkan identiti pengguna serta menyokong pengesahan e-mel dan pemulihan kata laluan.
3. Memaparkan dan mentadbir pendaftaran latihan serta rekod peserta yang berkaitan.
4. Mengurus jadual latihan dan permohonan pendaftaran pelanggan.
5. Menjawab pertanyaan dan menyediakan sokongan pelanggan.
6. Mengekalkan keselamatan akaun, sekatan akses dan rekod pentadbiran.
7. Merekodkan pengakuan penerimaan dokumen undang-undang yang berkenaan.
8. Memproses permohonan penutupan akaun dan mengekalkan rekod sejarah yang diperlukan.
9. Menyiasat masalah teknikal, mencegah akses tanpa kebenaran serta menyokong kewajipan perniagaan atau undang-undang yang sah.

Sekiranya maklumat tertentu adalah wajib, kegagalan memberikannya mungkin menghalang pengguna daripada mendaftar akaun atau menghantar pendaftaran atau pertanyaan yang berkaitan.

Maklumat pilihan boleh dibiarkan kosong tanpa menghalang fungsi berkenaan, melainkan maklumat tersebut diperlukan untuk permohonan tertentu.

5. Perkhidmatan, Program dan Promosi

Aplikasi memaparkan maklumat tentang perkhidmatan UK Trainer, program latihan, jadual dan peluang berkaitan latihan yang tersedia.

Aplikasi semasa juga mungkin memaparkan kandungan promosi umum atau program yang diketengahkan.

Promosi ini dipaparkan dalam Aplikasi. Fungsi promosi V1 pada masa ini tidak menghantar kempen promosi melalui e-mel, SMS atau WhatsApp kepada pengguna.

6. Pendedahan Maklumat Peribadi

Akses kepada maklumat peribadi dihadkan mengikut fungsi dan tanggungjawab pihak yang terlibat.

Maklumat mungkin disediakan kepada:

• Kakitangan UK Trainer yang diberi kuasa dan bertanggungjawab terhadap pentadbiran akaun, pendaftaran latihan, pertanyaan dan sokongan pelanggan.
• Penyedia perkhidmatan pangkalan data awan, pengehosan dan pengesahan yang digunakan untuk mengendalikan Aplikasi.
• Penyedia perkhidmatan e-mel yang digunakan untuk pengesahan akaun, pemulihan kata laluan dan komunikasi perkhidmatan yang diperlukan.
• Pihak berkuasa berkaitan atau penerima lain apabila pendedahan dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang yang terpakai.

Kami tidak menggunakan Aplikasi untuk menjual maklumat pelanggan atau peserta.

Penyedia perkhidmatan mungkin memproses maklumat bagi pihak kami sebagaimana yang diperlukan untuk menyediakan perkhidmatan teknikal berkaitan.

7. Penyimpanan dan Pemprosesan Merentas Sempadan

Aplikasi UK Trainer menggunakan infrastruktur awan yang dihoskan untuk pengurusan akaun pelanggan, pengesahan dan rekod Aplikasi.

Sehubungan itu, maklumat peribadi yang dihantar oleh pengguna di Malaysia mungkin disimpan dan diproses di luar Malaysia.

Perkhidmatan pengesahan, penghantaran e-mel atau perkhidmatan teknikal berkaitan mungkin melibatkan lokasi pemprosesan tambahan, bergantung pada penyedia perkhidmatan.

Pemprosesan merentas sempadan tertakluk pada keperluan perlindungan data yang terpakai. Pengguna boleh menghubungi UK Trainer untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang cara maklumat mereka dikendalikan.

8. Keselamatan Maklumat Peribadi

UK Trainer menggunakan kawalan akses teknikal dalam persekitaran Aplikasi dan pangkalan data semasa untuk membantu melindungi maklumat pelanggan.

Langkah ini termasuk akses yang memerlukan pengesahan, pentadbiran berasaskan peranan, dasar Keselamatan Peringkat Baris (Row Level Security) dalam pangkalan data dan semakan status akaun yang direka untuk mengehadkan akses kepada pengguna yang dibenarkan.

Peristiwa pengesahan dan aktiviti perkhidmatan yang berkaitan mungkin direkodkan dalam log teknikal bagi tujuan pemantauan keselamatan dan penyelesaian masalah.

Hanya kakitangan yang diberi kuasa sepatutnya mengakses maklumat peribadi bagi tujuan operasi yang sah.

9. Penutupan Akaun dan Pemadaman Data

Pelanggan boleh memulakan permohonan penutupan akaun melalui fungsi pengurusan akaun yang tersedia dalam Aplikasi.

Proses permohonan pemadaman akaun yang berasingan turut disediakan melalui laman web UK Trainer bagi pelanggan yang tidak dapat mengakses Aplikasi.

Permohonan melalui laman web dikendalikan melalui prosedur pengesahan dan pemprosesan secara manual.

Apabila penutupan akaun yang dibenarkan diproses melalui sistem semasa:

• Profil pelanggan ditandakan sebagai ditutup dan dinyahaktifkan daripada akses akaun biasa.
• Identiti pengesahan berkaitan dipadam secara lembut (soft-deleted) melalui perkhidmatan pengesahan.
• Maklumat berkaitan penutupan akaun mungkin direkodkan bagi tujuan pentadbiran dan keselamatan.

Sistem sedia ada mengekalkan rekod profil pelanggan dan mungkin mengekalkan pendaftaran latihan, maklumat peserta, pertanyaan serta sejarah status akaun yang berkaitan.

Maklumat yang dikekalkan tersebut perlu disemak berdasarkan keperluan perniagaan, undang-undang, keselamatan dan penyimpanan rekod yang terpakai. Pengekalan data bukanlah kebenaran tanpa had untuk menyimpan maklumat peribadi selama-lamanya.

Pelanggan boleh menghubungi UK Trainer untuk meminta semakan, pembetulan atau pemadaman maklumat peribadi yang masih disimpan. Permohonan akan dinilai berdasarkan kewajipan undang-undang yang terpakai dan sebarang keperluan yang mempunyai justifikasi bagi pengekalan maklumat tersebut.

10. Tempoh Penyimpanan Data

Maklumat peribadi disimpan selagi diperlukan bagi tujuan akaun, pendaftaran, pertanyaan atau pentadbiran yang berkaitan, serta apabila pengekalan lanjut mempunyai justifikasi berdasarkan keperluan undang-undang atau perniagaan yang terpakai.

Pangkalan data V1 semasa mengekalkan cap masa bagi aktiviti seperti penciptaan akaun, pendaftaran latihan, penerimaan dokumen undang-undang dan penutupan akaun.

Oleh itu, Dasar Privasi ini tidak menjanjikan bahawa semua maklumat peribadi akan dipadamkan secara automatik selepas tempoh bulan atau tahun tertentu.

Sekiranya maklumat tidak lagi diperlukan dan tiada alasan yang terpakai untuk mengekalkannya, pengguna boleh meminta semakan serta pemadaman atau penyahidentitian yang bersesuaian.

11. Permohonan Akses, Pembetulan dan Privasi

Tertakluk pada undang-undang Malaysia yang terpakai, individu boleh menghubungi UK Trainer untuk:

• Memohon akses kepada maklumat peribadi yang disimpan mengenai mereka.
• Memohon pembetulan maklumat yang tidak tepat atau sudah lapuk.
• Bertanya tentang tujuan maklumat mereka diproses.
• Memohon penutupan akaun atau pemadaman maklumat apabila berkenaan.
• Menyuarakan kebimbangan tentang pengendalian atau pendedahan maklumat peribadi mereka.
• Menarik balik persetujuan apabila penarikan balik dibenarkan di bawah undang-undang yang terpakai, tertakluk pada sebarang batasan perkhidmatan yang timbul dan keperluan pemprosesan yang sah.

Pengguna berdaftar boleh mengemas kini butiran profil tertentu secara langsung melalui Aplikasi. Bagi pembetulan lain, termasuk maklumat peserta atau pendaftaran terdahulu, pengguna hendaklah menghubungi UK Trainer.

Kami mungkin meminta pengesahan yang sewajarnya sebelum mengambil tindakan terhadap permohonan berkaitan privasi bagi melindungi maklumat individu yang berkenaan.

12. Maklumat Mengenai Peserta Lain

Pelanggan dan organisasi boleh menyerahkan maklumat peribadi individu lain semasa membuat pendaftaran latihan.

Pihak yang menghantar maklumat hendaklah memastikan peserta dimaklumkan tentang pengumpulan dan tujuan penggunaan maklumat berkenaan serta bahawa penyerahan tersebut telah mendapat kebenaran yang sewajarnya.

Peserta boleh menghubungi UK Trainer secara langsung berhubung maklumat peribadi mereka.

13. Kanak-Kanak dan Golongan Muda

Aplikasi ini direka untuk aktiviti pelanggan dan latihan serta tidak direka secara khusus sebagai perkhidmatan untuk kanak-kanak.

Sekiranya maklumat kanak-kanak atau golongan muda diserahkan berkaitan latihan, kuasa yang sewajarnya dan perlindungan undang-undang yang terpakai hendaklah dipertimbangkan.

Ibu bapa, penjaga atau wakil yang diberi kuasa boleh menghubungi UK Trainer sekiranya mempunyai kebimbangan berkaitan maklumat tersebut.

14. Laman Web Luaran dan Notis Berkaitan

Aplikasi mungkin menyediakan pautan ke laman web UK Trainer, termasuk halaman yang mengandungi Terma dan Syarat, Dasar Privasi serta proses permohonan pemadaman akaun.

Fungsi laman web yang berasingan, kuki dan laman web pihak ketiga mungkin melibatkan amalan data tambahan yang tidak diliputi oleh fungsi Aplikasi mudah alih V1 semasa sebagaimana yang diterangkan dalam notis ini.

15. Rujukan Keselamatan Maklumat ISO/IEC 27001

UK Trainer PLT pada masa ini tidak mempunyai pensijilan ISO/IEC 27001. Walau bagaimanapun, amalan keselamatan maklumat kami bagi Aplikasi Pelanggan UK Trainer dibangunkan dengan merujuk kepada prinsip yang berkaitan dan pendekatan pengurusan keselamatan maklumat berasaskan risiko seperti yang diterangkan dalam ISO/IEC 27001:2022.

Prinsip-prinsip ini dipertimbangkan, apabila berkenaan, semasa mereka bentuk dan mengurus kawalan yang bertujuan menyokong kerahsiaan, integriti dan ketersediaan maklumat yang diproses melalui Aplikasi.

Bagi Aplikasi V1 semasa, langkah keselamatan berkaitan termasuk akses yang memerlukan pengesahan, akses pentadbiran berasaskan peranan, dasar Keselamatan Peringkat Baris (Row Level Security) dalam pangkalan data, kawalan status akaun, log pengesahan dan perkhidmatan serta sekatan yang bertujuan mengehadkan akses kepada pengguna yang dibenarkan.

16. Perubahan kepada Dasar Privasi Ini

Kami mungkin menyemak semula Dasar Privasi ini bagi mencerminkan perubahan pada Aplikasi, amalan pengendalian maklumat peribadi atau keperluan undang-undang yang terpakai.

Notis yang diterbitkan akan menyatakan versi atau tarikh kuat kuasa yang berkenaan. Apabila diperlukan, pengguna akan dimaklumkan tentang perubahan material dan diminta memberikan pengakuan penerimaan yang sewajarnya.